ISO認証取得後の維持・管理・運用のポイント

ISO認証取得後の維持・管理・運用のポイント ISO全般

ISOの認証取得を達成した時の喜びは格別ですが、そこから先のISO認証を維持・運用していくためにはどのようにしたらよいのか、悩む方も多いかと思います。

ISOの体制を維持・運用することはもちろん、1年毎の定期審査や3年目の更新審査などに対応することや、ISO規格が改訂された時にはその対応もしなくてはいけません。

ここではISO認証取得後に、いかに継続してその体制などを維持・管理・運用していくかについて、重要なポイントと自社運用する時やコンサルタントの運用支援を受ける時の注意点などを紹介します。

ISO認証取得から更新審査までの管理ポイント

ISO認証の有効期間は3年間です。認証取得から3年後には、認証審査と同等レベルの更新審査を受けて認められなければなりません。更新審査までの間にも1年毎に定期審査が行われます。

定期審査で必ず審査されるのは次の項目です。

・マネジメントレビューの実施状況

・内部監査の実施状況

・前回の不適合処理の対応確認

・苦情処理の状況、対応確認

・ISO登録マークなどの使用状況の確認

定期審査の受審までの重要な管理ポイントは、マニュアルや手順書、要領などに定められた手順などを確実に実施することです。内部監査を実施しないとマネジメントレビューの開催はできませんし、不適合処置で定めた処置期限までに有効な処置を講じておくことなどが求められます。

3年目の更新審査では認証審査と同様にISO規格の全項目について審査されます。ISOが求めている内容を全従業員などに理解、浸透させるのに最も効果的なのは内部監査です。内部監査での監査項目の絞り込みや監査員教育が重要な管理ポイントになるでしょう。

ISO規格改訂への対応

ISO規格は、原則として最長で5年毎に内容を見直し必要であればその内容が改訂されます。規格番号の末尾の年号で改訂年が示されています。ISO規格はその時代の社会が求める管理体制などを規定化したものなので、時代とともにその基準が変化することもあるわけです。

ISO規格が改訂された場合は、その内容に合致するようにマニュアルや手順書類を改訂して、必要な教育などを行って改訂されたISOに対応する体制を整えなければなりません。そのためには、まずISO管理責任者や主任内部監査員などの幹部が改訂内容を正確に理解する必要があります。

ISO改訂に伴う自社のマネジメントシステムの変更点などを従業員に教育し、新たな体制での運用を経て内部監査を実施しマネジメントレビューを開催することで、改訂ISOでの運用実績を重ねる必要があります。内部監査やマネジメントレビューでは、システムの変更点に重点を置くのが良いでしょう。

ISO改訂の際には3年間などの移行期間が示されます。その期間内に改訂されたISOでの移行審査を受審しなければなりませんが、定期審査や更新審査に合わせて移行審査を受審するのが効率的でしょう。

維持・運用のポイントはPDCA

PDCAサイクル

ISOを会社などで実践して維持・運用していく時に重要なポイントは、PDCAのサイクルを回して継続的な改善を進めていくことです。PDCAは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(確認)→Act(改善)の頭文字をとった言葉で、改善を進めるための仕組みとしてビジネスを中心に幅広く活用されている手法です。

Plan(計画):実績などの現状データなどを基に、目標を定めた活動計画を立案します。

Do(実行):Planに基づいて計画どおり活動、実行します。

Check(確認・評価):Doの結果とPlanの目標との差異などを確認、評価します。

Act(改善):DoとPlanのCheck、評価結果を基にその原因を探り、より良いPlanへの改善指針を示します。

このPDCAのサイクルを繰り返していくことで、常に継続的な改善を進めることができます。継続的改善は法令などを含む規則順守とともに、ISOの根幹となるものです。改善が図られなければISOを導入する意味がないとも言えるでしょう。

自社運用でのキーポイント

ISOを自社で運用する時にキーポイントになるのは、管理責任者の能力、スキルです。管理責任者のスキルいかんでISO運用の成否が決まるとも言えます。管理責任者に最低限求められるスキルとして次のような点が挙げられます。

・ISO規格の要求内容、意図するところを十分に理解していること。

・リーダーシップがあり、社内改革に意欲があること。

・責任と権限を的確に判断でき、経営層とのコミュニケーションもとれること。

管理責任者のスキルとともに、各部門長や内部監査員の力量も重要です。従業員全員にISOを周知・浸透させるためには、部門内教育や有効な内部監査が求められます。ISOを自社運用する時のポイントは、適任の人材を適切な役割・担当に充てることと言えるでしょう。

コンサルタントによる運用支援も

ISOの定期審査や更新審査の受審、ISO規格改訂への対応と日常のISOの維持・運用を、管理責任者と事務局が中心になって取り仕切っていくのは大変なことです。

人材や時間など、自社でISOを運用するには限界がある場合は、運用を効果的にサポートしてくれる運用支援サービスを活用するのをお勧めします。ISO全般に広い知識を持つコンサルタントが、有用な解決策を提案してくれるでしょう。

ISO認証取得支援のコンサルタントの内容、選び方など詳細はこちらをご参考ください。【ISOのコンサル会社がサポートする内容は?コンサルタントを活用してISOを取得・運用する背景

まとめ

ISOを認証取得した後の維持・管理・運用のポイントについて紹介しましたが、定期審査や更新審査、規格改訂への対応など、日常のISO運用以外の大きなイベントがあって管理責任者や事務局は大変なことでしょう。

ISOを自社運用するには優れたスキルを持つ管理責任者やスタッフが不可欠ですが、コンサルタントによる運用支援サービスを活用するのも良いでしょう。

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