ISO9001内部監査の進め方-現場の内部監査員から見た重要ポイント

ISO9001内部監査の進め方-現場の内部監査員から見た重要ポイント ISO9001

ISO9001では内部監査の実施をShall項目として必須事項としていますが、なぜ必須となっているのでしょうか?

内部監査は、会社の品質マネジメントシステムを継続的に改善する有効なツールであると考えているからです。

この記事では下記のポイントについて解説していますので、「ISO9001の内部監査って、どうやって進めたらいいんだろう?」と悩んでいる方はぜひこの記事をご覧ください。

  • ISO9001の内部監査とは何か
  • ISO9001内部監査員に求められる力量とはどのようなものか
  • ISO9001内部監査実施における重要ポイントの紹介

ISOの内部監査と外部監査の違い、メリット・デメリットについて知りたい方はこちらの記事をご覧ください。【ISO監査とは?内部監査と外部監査の違い、メリットとデメリットは?

ISO9001内部監査とは?

内部監査とは、会社内部で力量を認められた内部監査員がマネジメントシステムの有効性を監査することをいいます。

ISO9001では、規格要求事項の中で品質マネジメントシステム(QMS)に対し内部監査を実施することを要求しています。内部監査はそれだけ重要な活動ということになります。

それでは、ISO9001内部監査とはどのような目的で実施されているのでしょうか。また、内部監査ではどのようなことを検証すればよいのでしょうか。それぞれ解説します。

ISO9001内部監査の目的

ISO9001規格要求事項の中にはパフォーマンス評価を実施することをまとめた項番があります。その項番は品質マネジメントシステムにおけるPDCAのC(チェック)にあたる活動要求になります。その中に内部監査の規格要求事項があり、内部監査の目的は以下としています。

  • ISO9001規格要求事項への適合性を満足していることのチェック
  • 品質マネジメントシステム構築として会社の定めたルールが順守されていることのチェック
  • 品質マネジメントシステムのPDCAが有効に機能していることのチェック

つまり、内部監査ではISO9001規格要求事項及び会社で決めているルールへの順守状況を確認します。そして、顧客が満足する製品を提供できる品質マネジメントシステムになっているかをチェックすることにあります。

なお、チェックすることだけが内部監査の目的ではないことに注意してください。内部監査で検出された不適合に対して被監査部署が取った是正処置と有効性の確認を行うまでが内部監査員の責任です。内部監査員が最後までしっかりとフォローすることで、品質マネジメントシステムが改善していきます。

内部監査で実施する2つの検証事項

内部監査で実施すべき検証事項ですが、前に述べた通り、適合性の検証と有効性の検証になります。

適合性の検証としては、2つの要求事項への適合を検証することにあります。1つは、品質マネジメントシステムに関して会社自体が規定した要求事項に適合しているかを検証することです。つまり会社が定めた規定や手順書通りに日常の業務を実施し適合しているかをチェックすることにあります。もう1つは、ISO9001規格要求事項に適合しているかを検証することです。作成している規定や手順書がISO9001規格要求事項に適合しているか、そしてISO9001規格要求事項どおりに日常業務を実施し適合しているかをチェックすることにあります。

一方、有効性の検証としては、会社自体が規定した要求事項及びISO9001規格要求事項に基づき品質マネジメントシステムを実施した結果、顧客要求事項を満たした製品・サービスが適切に提供されているか、その有効性をチェックすることにあります。品質マネジメントシステム実施においてPDCAサイクルが有効に機能しているかをチェックすることも有効性検証の範囲となります。

これら2つの検証事項を、限られた内部監査の時間内で効率的に実施していくために、内部監査員にはそれ相当の力量が求められます。

ISO9001内部監査員の取得資格は?求められる力量とは?

ISO9001内部監査員になるための取得すべき資格や研修というのはありませんが、適合性の検証と有効性の検証を行う高い能力が求められます。ISO9001では内部監査員に対しての明確な規格要求事項はありませんが、品質マネジメントシステム(QMS)に関わる人々の力量は規定されています。

  • 品質マネジメントシステムのパフォーマンス及び有効性に影響を与える業務とその管理下で行う人々に必要な力量を明確にすること。
  • 適切な教育、訓練又は経験に基づいて、それらの人々が力量を備えていることを確実にすること。
  • 該当する場合には必ず、必要な力量を身につけるための処置をとり、とった処置の有効性を評価すること。

内部監査員は品質マネジメントシステムのパフォーマンス及び有効性に大きく影響を与える業務であることから、上記の規格要求事項を満たす必要があります。内部監査員としての必要な力量を明確にし、その力量を得るために適切な教育、訓練を受け、内部監査を実行できる力量を備えなければなりません。

会社にISO9001に関する有識者がいない場合、会社の内部教育だけでは内部監査員として必要な力量を得ることはできません。その場合は、ISO9001規格要求事項及びISO9001内部監査員に関する研修などの外部教育を受講し力量を得る仕組みを取り入れるのがよいでしょう。

それでは、内部監査員として内部監査を実施するときに必要となるのはどのような力量かを解説します。

【参考:ISO規格要求が求める力量とは?力量を管理するスキルマップもあわせて解説

ISO9001規格要求事項の理解

内部監査で規格要求事項への適合性を判断するためには、ISO9001規格要求事項が何を求めているのかを理解しておくことが重要です。

内部監査として業務内の大切な時間を使いますので、内部監査員及び被監査部署ともに有意義なものにしたいと考えています。それなのに、内部監査員のISO9001規格要求事項の理解が不足していたことで不適合箇所を見抜くことができずに、改善する機会を逸することがあってはいけません。

また、第3者審査や顧客監査で重大な不適合が検出される前に、内部監査で不適合箇所を検出し、改善しておかなければなりません。特に顧客監査で重大な不適合が検出されたとなると、顧客の信頼を失うことになり大きな損失となります。

内部監査員はそのように大きな責任を負っています。外部研修等で学ぶ際には、ISO9001規格要求事項で理解できないことがあれば講師に質問し、納得できるまで追求し、理解を深めてください。

コミュニケーション力の重要性

内部監査員の力量としてもうひとつ大切なものがあります。それはコミュニケーション力です。

ISO9001規格要求事項で、内部監査員は自分の業務範囲を監査してはならないとされているので、それ以外の他部署の監査を行うことになります。他部署の監査の業務すべてを理解しているわけはないので、事前に調べておくか、監査当日の会話で引き出さなければなりません。事前にせよ当日にせよ、しっかりとコミュニケーションを取らないと内部監査はうまくいきません。

また内部監査員は、質問した事項に対し被監査部署から的確な答えを引き出さなければなりません。内部監査はどうしてもお堅い印象があり、また被監査部署のメンバーは緊張状態にあります。そのような状態ではスムーズに答えを引き出すことができず、無駄に時間ばかりが過ぎてしまいます。馴れ合いにならない程度でリラックスできる雰囲気作りを心がけましょう。そしてISO9001規格要求事項のフレーズで質問するのではなく、被監査部署が理解できるように現場の言葉に変えて質問することが大事です。スムーズに答えを引き出せるコミュニケーションを意識し、実施することが大切なのです。

ISO9001内部監査実施における重要ポイントの紹介

前項では、内部監査の目的及び内部監査を実施する監査員に必要な力量を見てきましたが、これからは具体的に内部監査実施の中身を見ていきます。

内部監査実施に向けての事前準備すべき3点

ISO9001内部監査を実施するにあたり事前準備すべき重要なポイント3点を紹介していきます。

①チェックリストの作成

前にも述べましたが、内部監査員は自分の業務範囲と異なる他部署の内部監査を行わなければなりません。

内部監査をスムーズに進めるために、被監査部署の業務内容を事前に調べておくことはもちろんですが、その情報をもとに内部監査当日に質問するチェックリストを作成しておくことが大切です。注力すべき内部監査方針が経営層から発信されていますので、そのポイントは必ずチェックリストに網羅しなければいけません。また、チェックリストには被監査部署の関係するISO9001規格要求事項の中の重要部分をピックアップし反映することが重要です。

②事前打ち合わせ

それと、内部監査をさらにスムーズに進めるためのポイントをあげます。それは、内部監査を行う前に、被監査部署と事前打ち合わせを行うことです。長時間の打ち合わせを行う必要はなく、30分から1時間程度で構いません。

事前打ち合わせを行うことで、被監査部署の業務をしっかりと確認することができ内部監査当日に深度のある監査を行うことができます。また被監査部署から自分たちが弱いと感じている品質マネジメントシステム部分を聞き出しておけば、その部分に不適合がないかを内部監査のときにチェックすることができます。

前に述べた通り、内部監査は品質マネジメントシステムを改善するためのツールです。品質マネジメントシステムを良いものにしていくためには、不適合部分は早期に発見し早急に改善していかなければなりません。事前打ち合わせでそのことを被監査部署に理解してもらえれば、素直に現状の問題点を話してくれるはずです。

内部監査を改善のツールとして有効にいかすためにも、被監査部署と事前打ち合わせを行うことをお勧めします。

③コミュニケーション促進のためのシミュレーション・ロープレ

内部監査をスムーズに進めるために、内部監査チームメンバーで事前にシミュレーションを行っておくことをお勧めします。内部監査員それぞれのやり方をクロスチェックし分かりにくい表現などを修正した上で内部監査に臨めば、当日のコミュニケーションはスムーズにいくはずです。

内部監査実施中の内部監査員の姿勢

内部監査実施段階で必ず検証しなければならない事項は以下の内容となります。

  • トップから発信された品質方針を受けて、品質目標が設定されていること(ISO9001規格要求:リーダーシップ及びコミットメント)
  • 品質目標を達成するために実施する計画が明確になっていること(ISO9001規格要求:品質目標及びそれを達成するための計画策定)
  • 適用される顧客要求事項や法令規制要求事項が被監査部署に正確に伝達され、運用に反映されていること(ISO9001規格要求:製品及びサービスに関する要求事項のレビュー)
  • 計画した内容が効果的に実施されていることと、効果的な運用がなされていない場合に、計画の見直しそして品質目標の見直しがおこなわれていること(ISO9001規格要求:分析及び評価)
  • 品質目標の達成度合い及び未達成の場合の是正処置の状況がマネジメントレビューのインプットとして展開されていること(ISO9001規格要求:マネジメントレビューへのインプット)

この流れをチェックすることで、被監査部署の品質マネジメントシステムのPDCAが効果的に運用されているかを監査することができます。この流れは内部監査の必須項目として抜け漏れないようにしておきましょう。

それ以外のISO9001規格要求事項に対しては、事前準備段階で被監査部署が関わる部分をチェックリストに洗い出していますので、それに従い進めてください。

なお、被監査部署との事前打ち合わせの効果は内部監査実施の段階で現れます。一度、内部監査員と被監査部署メンバーは顔合わせしていますので、お堅い雰囲気よりもいくぶんやわらぎます。そして、事前打ち合わせの情報をもとに被監査部署がチェックされる箇所を把握できているので、それに従ったエビデンス類を事前に準備し臨んでいます。よって、内部監査員の質問に対して被監査部署がエビデンスをすぐに提示できることから、内部監査がスムーズに進みます。

内部監査員としては、内部監査当日の限られた時間でいかにスムーズに被監査部署から正確な情報を引き出すことができるかをつねに念頭におき、内部監査を実施してください。

それと、内部監査員としてもっとも大切な姿勢があります。被監査部署がかわいそうとの気持ちから、不適合である内容を推奨事項に下げてしまう行為は絶対にやめましょう。内部監査員にはトップから品質マネジメントシステムを改善するための責任と権限が委譲されておりますので、不適合は不適合として表に出すことが大切です。その不適合はたまたま被監査部署で検出されただけで他の部署でも同様の問題が内在している可能性があります。それを引っ張り出し改善につなげるには、是正処置の水平展開まで繋げなければなりません。内部監査員として、品質マネジメントシステムを改善したいとの強い意志をもって取り組んでください。

内部監査後の対応

内部監査実施が完了したら、内部監査員の仕事も終わりということではありません。内部監査以降も内部監査員には次の3つの大切な仕事が残っております。

①原因分析及び是正処置内容のチェック

1つ目は、不適合が検出された被監査部署に対し原因分析及び是正処置を検討させたうえでその内容をチェックすることです。内部監査員が承認できる是正処置内容になるまで追求しなければなりません。

②有効性確認

2つ目は、内部監査員承認の是正処置が有効に機能しているかを確認することです。是正処置内容が被監査部署の改善に繋がっていなければ意味がありませんので、継続的にフォローしていく必要があります。

③内部監査結果報告会での共有

3つ目として、内部監査結果報告会では検出された不適合内容と是正処置状況を共有し、水平展開としてその他の部署でも同じようなことが起きていないかを話し合うことも大切です。そのことをマネジメントレビューへインプットし、トップから全部署へ展開されることにより、品質マネジメントシステム全体の大きな改善につながります。

内部監査員に任命されたからには、内部監査を通して会社の品質マネジメントシステムを改善し有効に機能する仕組みにし、結果的に顧客満足につなげることができるとの強い使命感をもって臨んでください。

まとめ

この記事では、ISO9001内部監査を行う目的を明確にし、内部監査実施における重要ポイントを通して内部監査の大切さを解説してきました。ISO9001内部監査を効果的に運用することで、品質マネジメントシステムは確実に改善していきます。

これからの時代は、製品は多機能化・複雑化していくことが予想されますので、顧客要求も厳しくなってきます。その要求に応えられる品質マネジメントシステムに改善し続けていくことが重要で、その結果としてライバルの競合他社よりも数歩抜きんでる差別化が図れると思っています。そのために内部監査を改善のツールとして有効に活用してください。

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この記事を書いたライター
小一郎秀長

ISO9001(1994年度版)導入に続きISO14001(1996年度版)導入において、ISO事務局委員長として会社の認証取得に貢献。その後のISO改定時には、後輩育成のためにISO事務局へのアドバイザーとしてサポート。
現在はISO9001/IATF16949の維持管理に従事中。
戦国時代をこよなく愛し、尊敬するのは豊臣秀長。連休は城址廻りでリフレッシュ。

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