ISO9001認証取得までの流れとメリット・デメリット

オフィス ISO9001

ISO9001認証を持っていないと新規ビジネスに繋げられない、或いは既存顧客と今後もビジネスを継続するには取得が必要になるなど、これからのビジネスではますますISO9001認証書という免許を持っていることが必須となる場面が増えてきます。

あなたの会社もそのような環境に立ち、経営者方針で「我が社もISO9001認証を取得しよう!」となり、品質保証担当のあなたが事務局責任者として任命されました。「どうやってISO9001認証取得まで持っていけばいいのだろう…?」これが最初の悩みではないでしょうか。

そこで本記事では、そのような悩みを持つあなたのためにISO9001認証取得までの流れを簡単にまとめております。また合わせて、ISO9001認証取得するメリットとデメリットも簡潔にまとめました。ぜひ参考にしていただき、ISO9001認証取得に向けて前向きに活動を開始して下さい。

ISO9001認証取得するまでの流れを知ろう

ISO9001認証取得するためには、会社の品質マネジメントシステム(品質管理システム、QMSとも言われる)が、ISO(国際標準化機構)の定めた規格要求事項に沿った仕組みになっていることを認証機関に審査してもらい合格しなければなりません。合格するには規格要求事項をしっかりと理解し、現会社の品質マネジメントシステムと規格要求内容とのギャップを分析し、認証審査までにそのギャップを埋めるための活動が必要です。

①ISO9001認証取得方針の周知

 経営層から会社方針として「ISO9001認証取得を目指す」ことを発信してもらい、全社員に対し規格要求事項を踏まえた品質マネジメントシステムに変化することの周知が必要です。

②ISO9001推進事務局の立上げ

 規格要求事項の解釈は非常に難易度が高く、それを読み解き自社の品質マネジメントシステムへ反映していくためには専属担当者が必要になります。経営層は適正な担当者を複数人選抜してISO9001推進事務局を作り、その業務専属とすることが大切です。

③推進計画の立案、経営層の承認

 各社ビジネスの状況で変わってきますが、キックオフから認証取得までには約1年が必要となっています。認証取得までに実施すべき活動を洗い出し、取得期限から逆算し推進計画を立案することが重要です。

④ISO9001規格要求事項の理解

 ISO9001推進事務局としては、規格要求事項を理解しなければなりません。しかし正直なところ、規格要求事項を理解するのは独力では限界があります。コンサルタントと契約する、或いはISO9001経験者を雇用するなどして、教育してもらうことが理想です。

⑤認証機関の調査・決定・申請

 規格要求事項の理解を進めている間に、並行して認証取得のための認証機関を決めなければなりません。複数の認証機関がありますので、付き合いのある企業に聞いたりネットなどで情報を調べながら、認証機関を絞り込んでいくと良いでしょう。認証機関を決めたら、認証機関に申請し、その後の認証取得までの計画を相談し進めましょう。

⑥ISO9001規格要求事項と自社品質マネジメントシステム現状との差異分析

 規格要求事項を読み込んで理解した後は、自社の現状を分析して、規格要求事項に対し足りない部分を構築していく必要があります。

⑦ISO9001規格要求事項に沿った品質マネジメントシステム再構築・文書作成

 差異分析が終わったら、早速、不足している箇所の再構築を開始しましょう。2015年度版のISO9001では文書化の要求は大幅に減りましたが、周知のためには文書化しておくことが必要です。文書化したら、コンサルタントや有識者に規格要求事項との整合性をチェックしてもらうのが良いでしょう。

⑧ISO9001規格要求事項と品質マネジメントシステムの教育

 品質マネジメントシステムを有効に機能させるためには、全社員の参加が重要です。そのためには、初期段階でしっかりと教育を行っておく必要があり、経営層、管理者、従業員全員の順で、教育を行うのが良いでしょう。

⑨部監査の実施

 認証機関の審査の前に自社で内部監査を行い、その結果を認証機関に報告する必要があります。推進事務局としては、再構築した品質マネジメントシステムが機能しているかをチェックする良い機会です。

⑩認証機関の第1段階審査・第2段階審査

 認証機関は規格要求事項に適合しているかを厳密に審査されるので、第1段階審査で不足している部分が不適合として挙げられます。不適合箇所の是正ののちに第2段階審査が実施され、有効性が確認されたら、晴れて合格となります。

ISO9001認証取得するメリット

先に述べましたが、最近の傾向として顧客が購買先を選定するのにISO9001認証取得していることを必須条件にしていることが増えてきました。よって、競合他社との競争に負けないためにはISO9001認証取得は必須となります。

また社内メリットとしては、規格要求事項を満たした品質マネジメントシステムを有効に機能させ、PDCAを効果的に回し継続的に改善出来るようになれば、確実に利益を生む体質になります。

ISO9001認証取得するデメリット

ISO9001認証取得そして認証維持には経営層の積極的参加が必須です。認証取得すればそれがゴールと思われている経営層がいるのも事実ですが、そうなるとQMSが有効に機能せずにISO9001認証書がお飾りになってしまいます。ISO9001認証維持のためには当然維持費用がかかってくるので、次第にその経費が無駄に見えもったいなく思えてきます。そうならないためにも、構築した品質マネジメントシステムをしっかりと定着させ有効に機能させるためには、一時の努力ではなく継続的な努力が必要です。

まとめ

ISO9001認証取得は約1年がかりになることが一般的であり、その間は経営層や推進事務局はもちろんのこと、従業員全員の協力体制と努力が必要になります。それはそれで大変なのですが、その期間で頑張って構築した品質マネジメントシステムは有効な機能であり、利益を生む体質に改善でるツールなのです。規格要求事項は品質マネジメントシステムをPDCAサイクルで回し継続的改善を求めて構築されているので、構築したシステムを運用することで良い改善サイクルが回り始めます。ISO9001認証維持にお金がかかるとの観点ではなく、仕組み改善に繋げられた喜びに目が行くように、全社員が活動しやすく利益を生み出す体制構築・維持管理に精一杯の努力を傾けて下さい。そうすれば、競合他社に負けない強い企業体質が出来上がっていくことにも繋がっていくのです。

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この記事を書いたライター
小一郎秀長

ISO9001(1994年度版)導入に続きISO14001(1996年度版)導入において、ISO事務局委員長として会社の認証取得に貢献。その後のISO改定時には、後輩育成のためにISO事務局へのアドバイザーとしてサポート。
現在はISO9001/IATF16949の維持管理に従事中。
戦国時代をこよなく愛し、尊敬するのは豊臣秀長。連休は城址廻りでリフレッシュ。

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