初めての方向けにISO認証取得までの一連の流れを解説!

初めての方向けにISO認証取得までの一連の流れを解説 ISO全般

「ISO認証を取得しよう」と決まったけれど、具体的に何をすればよいかわからないという不安を持っている方も多いのではないでしょうか。

ISOを取得するためには組織の協力が不可欠になるため、最初にしっかりと手順を把握しておくことをおすすめします。この記事では、ISO認証を取得すると決めてから、実際に認証を取得し、更新審査を受けるまでの全体の流れを解説しました。

これからISO認証取得を考えている方は、最初に目を通してから実務に入ると良いでしょう。初めての方でもわかりやすく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

ISO認証取得までの流れ

まずは、ISO取得認証に向けたおおまかな流れを頭に入れましょう。一般的に、以下の流れで社内の整備を進め、認証審査を受けます。

  1. 事前準備
  2. キックオフ
  3. システム構築・運用
  4. 審査・認証
  5. 定期審査

ISO認証取得には文書整備などの実働も伴い、何ヶ月もの時間を要します。そのため事前準備をした上で、組織全体で協力できるように足並みを揃えることが大切です。

また、ISOは審査に通ることがゴールではありません。認証を受けた後に何もしないと、ルールが形骸化して意味がなくなってしまうからです。このような事態を防ぐために、一度審査を受けて終わりではなく、定期的な監査が入ります。監査に向けて、常に環境を改善していくことが重要です。

それでは、個別のステップでやるべきことを、具体的に説明していきます。

Step1 事前準備

ISO認証を取得すると決めたら、最初に検討するのは下記の5つです。

  1. 取得するISO規格の種類
  2. ISOの取得範囲
  3. 取得予定日
  4. 担当者
  5. ISO審査機関

【取得するISO規格の種類】

ISOには、製品やサービスの質を保証するISO9001や、機密情報の取り扱いや情報セキュリティーに関するISO27001など、いくつかの種類があります。

組織の目的やお客様の要求に合わせて規格を選びましょう。必要に応じで複数のISO規格を満たすように運用することも可能です。

【ISOの取得範囲】

ISOは、全社・全製品で取得する必要はありません。本社だけ、特定製品だけなど、範囲を絞ることもできるので、どこまでを対象にするか最初に決めましょう。途中で取得範囲を変えると無駄な作業が生まれてしまいます。

【取得予定日】

期限を決めることで、間延びせずにプロジェクトを進められます。取得にかかる期間は、目指す規格や取得範囲によって変わるので、一緒に検討しましょう。

【担当者】

ISO取得に向けたリーダーを決めます。また、コンサルタントを利用するかどうかも合わせて検討しましょう。利用する場合は、最初の段階から依頼するほうがプロジェクトに無駄がありません。

【ISO審査機関】

ISOの審査をおこなっている機関は複数あります。審査機関により、審査の難易度や料金が異なるため、あらかじめ調べておきましょう。

Step2 キックオフ

全従業員に対して「ISO認証を取得する」と宣言します。ISO認証に向けて現場の協力が必要になるため、全体に向けて明言しましょう。

ISOではトップマネジメントという、上層部が大きな責任と権限を持つことが求められます。キックオフ宣言をすることで、責任者や管理者側の意識付けをするという効果も見込めるので、ぜひ実施してください。

Step3 システム構築・運用

宣言を終えたら、いよいよISO認証取得に向けて仕組みを整えていきます。具体的な手順は以下のとおりです。

  1. 現状の整理
  2. 管理すべきポイントの整理
  3. 管理とマニュアル整備
  4. マニュアルの試運転
  5. 内部監査

【現状の整理】

まずは各部署にヒアリングをおこないながら業務の流れを整理します。同時に、既存の社内規定や文書フォーム、それらの管理方法も把握してください。

現状整理を最初におこない、可視化することで問題点が見えやすくなります。規定と実業務の違いを把握するためにも、各部署の業務に従事している人から現状を吸い上げましょう。

【管理すべきポイントの整理】

現状がわかったら、管理ができていないポイントを整理します。このとき、業務のすべてを管理する必要はありません。取得したいISO規格に合わせて、今のやり方で足りていないポイントをあぶり出しましょう。

【管理とマニュアル整備】

課題が見つかったら、具体的に対策・改善を進めます。管理すべきポイントを元に目標を決定し、マニュアルを作成しましょう。このとき、5W1Hを意識し、誰が、何をいつまでにおこなうか明確に定めます。

足りない部分は手順書や帳票の見直しと作成をおこない、マネジメントシステムを構築します。ISO認証にはルールの文書化が求められるので、書面化していきましょう。

【マニュアルの試運転】

実際に作成したマニュアルを数ヶ月間試しに使いましょう。同時に、社内教育もおこないます。これにより、社内にマニュアルを浸透させていくことが大切です。

一方で、現場から意見を吸い上げ、使いにくい部分は改善していく必要があります。運用上の問題点を探しながら改善を繰り返し、マニュアルをアップデートしてください。

【内部監査】

審査の前に、組織内部の人間で監査しましょう。複数の部署から内部監査員を選び、マニュアルが機能しているかチェックします。ここで見つかった問題点は共有し、現場やマニュアルの改善をさらに進めましょう。

Step4 審査・認証

社内での監査を終えたら、いよいよ審査機関による外部審査です。この間、書類やシステムの見直しの審査は数回行われ、6ヶ月〜1年程度かかることもあります。

2段階の審査に通れば、晴れてISO認証を取得可能です。

Step5 更新審査・改善

ISO認証を取得しても、定期的な審査に通らなければ維持できません。維持のための審査は半年または1年ごとにあります。認証機関ごとに頻度は異なるので取得前に確認しておきましょう。

また、3年おきに更新審査があります。マネジメントシステムを運用・維持するためにも内部監査を定期的におこなって改善を繰り返しましょう。

まとめ

ISO認証を取得するための基本的な流れを解説してきました。細かい作業は取得を目指す規格によって変わりますが、手順自体はほとんど変わりません。一つずつ丁寧にステップを踏み、審査に通るような質の高いマネジメントシステムを構築していきましょう。

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この記事を書いたライター
はらちあき

JIS品質管理責任者。大学時代は品質マネジメントを専門分野として研究活動をおこなう。修士課程在学中にJIS品質管理責任者を取得。卒業後はメーカーに就職し、品質推進部門にて活動する。
現在はライターとして独立し、多分野で執筆中。

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